1 september vandaag. Naast de klassieker “terug naar school” ook het moment om wat orde op zaken te stellen. En dat probeer ik nu professioneelgewijs te doen. Geen betere dag dus als vandaag om u de kracht van tomaten uit te leggen.

Smetty is ook al een tijdje bezig haar professionele activiteiten te reorganiseren. Ik vind dat uitermate boeiend en volg haar wedervaren dan ook op de voet. Dikwijls heb ik ook het probleem van een té lang to do lijstje, te weinig tijd en tegelijk teveel willen doen. En daar dan een ongemakkelijk gevoel bij krijgen.

Intuïtief had ik al een paar truukjes verzonnen om mijn werk beter georganiseerd te krijgen. Hier en daar werkt dat, even vaak blijft het mank lopen. Toen ze over de veelbelovende Pomodoro technique begon, moest ik dat ook onmiddellijk uitproberen. “De wat ?” hoor ik u zeggen. Ik citeer Smetty :

Een pomodoro is een keukentimer. Die timer wordt ingesteld voor een periode van een half uur. De 30 minuten worden onderverdeeld in 25 minuten om te werken en een pauze van 5 minuten. Een zeer belangrijke regel bij het gebruik van deze techniek is dat een pomodoro nooit onderbroken kan worden. Zodra je afgeleid wordt (de bel, telefoon, collega) houdt de pomodoro op met bestaan en moet je een nieuwe instellen. Na het uitvoeren van 4 pomodoros wordt er aangeraden om een break te nemen van 15 tot 30 minuten. De pomodoro is dus een tijdseenheid waarbinnen je gaat werken.

Maar wat is nu het voordeel ? Nog even Smetty aan het woord:

De methode stelt zelf 5 grote doelen: uitvinden hoeveel tijd een activiteit kost, zicht krijgen op het aantal onderbrekingen die je ondervindt tijdens het werken, het aantal pomodoros leren vaststellen die je nodig hebt voor een bepaalde activiteit, pomodoros effectiever maken en een werkschema maken op basis van pomodoros.

Vooral bewust bezig zijn met het minimaliseren van het aantal onderbrekingen en daardoor efficiënter gaan werken klonk veelbelovend. Na een kleine 2 weken proefdraaien is de balans overwegend positief. Mijn persoonlijk voor- en nadelen op een rijtje.

Voordelen :

• Eens je aan een pomodoro begonnen bent, ben je zo gefocust op de taak dat je ook niets anders meer doet. Niet gauw even email checken of iets opzoeken op het internet. De focus komt vanzelf door de magie van de (virtuele) pomodoro !
• Het lijkt wel een truukje om iets van kleuters gedaan te krijgen, maar het zetten van een kruisje na elke pomodoro stimuleert enorm om verder te doen. Kijk mama, ik heb al 5 pomodori !
• De pauzes op het einde van de pomodoro werken als kleine beloninkjes. Je mag 5 minuten iets anders gaan doen, even rondlopen, niet aan het voorbije werk denken zonder je schuldig te voelen. Een positieve draai !
• Na een dagje pomodori “vreten” zie je ook effectief hoeveel je bereikt hebt. Je krijgt dingen gedaan waarvan je niet kon dromen dat je ‘t in die tijd zou afkrijgen. Je krijgt het gevoel dat je terug greep hebt op de tijd, eerder dan dat de tijd als nooit meer in te halen wordt gezien. Het draait opnieuw om positieve focus : “wat heb ik al bereikt” eerder dan “wat heb ik maar bereikt”.

Nadelen :

• Telkens een pomodoro onderbroken wordt, moet je een nieuwe starten. Enkel de pomodoros die voltooid zijn mogen genoteerd worden. Hierdoor registreer je niet alle tijd die je effectief hebt gewerkt. Met andere woorden : er valt nog teveel ongemerkte tijd tussen de mazen van het systeem.
• De verleiding is groot om in de pauzes op het einde van elke pomodoro gauw even wat kleinere werkjes te doen. Of gewoon de pauze langer te laten uitlopen. Eigenlijk moet je hiervoor een aparte pomodoro inplannen. Er is dan ook strenge discipline nodig om pomodoro na pomodoro op te starten.
• De pomodoro techniek conflicteert voor mij nog met een regel die stelt dat zaken die op je weg komen onmiddellijk moeten afgehandeld worden of geklasseerd worden voor later. Meestal is het zo dat veel van mijn taken voor mij maar een korte inspanning vragen. Als ik dan een vraag via email krijg om iets te doen heb ik er me bij het lezen al in verdiept. En dan voer ik de taak in één moeite ook uit, anders moet ik me er een 2e keer in verdiepen. De oplossing ken ik uiteraard : die kleinere taken groeperen en er een aparte pomodoro voor maken. Nu die alleen nog in de praktijk brengen.
• De externe stoorfactor krijg ik moeilijk afgeschaft. Vaak belt iemand met een dringende vraag die beantwoord moét worden omdat support nu eenmaal deel van mijn job is. Ik denk dat ik vreemde reacties zou krijgen als ik zou antwoorden “I can’t be disturbed, I’m in the middle of a pomodoro” (zoals al grappend voorgesteld wordt in de paper van The Pomodoro Technique). Ik vrees dat ik hiermee moet blijven leven.

Momenteel ben ik nog maar in het “registratie” stadium, ik noteer alleen nog maar wat ik gedaan heb. Een volgende stap is ook het plannen van pomodori en daar de werkelijk gepresteerde tomaten tegen afwegen. Ik blijf pomodori eten tot het systeem mijn tweede natuur geworden is. Naar men zegt duurt een gedragsveranderingsproces 6 tot 8 weken. Lijkt me ook een ideale periode om erna deze werkwijze nog eens te evalueren. U hoort het nog.